Turn, dans og gym x

Høyenhall gymnastikkforening tilbyr breddepartier for barn i turn, rytme og akrobatikk, samt GymX Cardio Pulse og GymX Zumba for voksne. Treningene foregår i Høyenhallen.

Årsmøte – 14. april

Høyenhall gymnastikkforening holder årsmøtet 14. april klokken 19:30. (ikke 24. mars som først annonsert.)

På grunn av situasjonen vi er i med Corona-viruset, blir årsmøtet arrangert digitalt. Det vil si at vi holder årsmøtet som et åpent nettmøte. Alle er fortsatt velkomne, men for å stemme må man være medlem i foreningen og over 16 år.

Sakspapirene finner du her.

Lenke til møtet finner du her.

På årsmøtet står også noen av styrevervene på valg. Hvis du ønsker å engasjere deg i Høyenhall gymnastikkforening, setter valgkomiteen stor pris på om du tar kontakt og viser interesse. Vi trenger blant annet en ny kasserer. For en beskrivelse av vervene og hva det innebærer av praktisk arbeid, kan valgkomiteen kontaktes.  

Valgkomiteen kan kontaktes:

Frid Ane Møster, 959 40 293, fridane@hotmail.com

Erling Turtum, 916 09 103, erlingot@msn.com

Koronavirus – Avlyser alle treninger

På grunn av koronaviruset, vil Høyenhallen holdes stengt inntil videre. Det betyr at vi avlyser alle treninger på ubestemt tid. Dere vil få beskjed når vi starter opp igjen.

Dette er et fornuftig tiltak av Norges idrettsforbund for å hindre spredning av viruset, og som vi håper alle stiller seg lojale bak.

«På bakgrunn av helsemyndighetenes føringer i den vanskelige koronasituasjonen ber Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité om at all idrett, treninger og konkurranser opphører med umiddelbar virkning». Les mer informasjon fra Norges idrettsforbund her.

ÅRSMØTE 2020

Oppgavebeskrivelse styreverv

Kasserer

Oppgavene består i hovedsak i:

  • Føre løpende regnskap og årsavslutning
  • Utbetale lønn i henhold til timelister og betale utlegg
  • Rapportere til myndigheter i henhold til regelverk
  • Bistå i spørsmål fra medlemmer om faktura
  • Delta sammen med resten av styret på div arrangementer (kakesalg på juleavslutning etc.)

Lønnet verv, 6.000 pr år skattefritt.

Det er ikke nødvendig å jobbe med regnskap, men å ha kjennskap er en fordel.

Regnskapssystemet gjør det meste, så med litt trening klarer man det uten å ha erfaring med det fra før.

Medlemsansvarlig

Hovedformål å hjelpe folk til å bli medlemmer og svare på alle spørsmål rundt dette.

I praksis vil det si:

  • Lese e-post fra medlemmer og foresatte og svare på deres spørsmål: info@ og medlem@. Dette er det som tar mest tid og må gjøres minst 1-2 ganger per uke.
    (Det er leder og nestleder som leser post@ og kasserer som leser faktura@)
  • Ha god kjennskap til medlemsregisteret (tidligere Mysoft, nå Weborg)
  • Avtale med treningskoordinator om når og hvordan partiene skal legges inn i medlemsregisteret og når påmeldingen begynner: (kan være ulike tidspunkt for medlemmer, venteliste og ny medlemmer).
  • Påse at det er mulig å melde seg inn i foreningen.
  • Påse at det mulig å melde seg på partiene til foreningen.
  • Utmelding: Sjekke e-post en medlem@ og melde medlemmer ut av foreningen. Sjekke at de har betalt før utmelding. Eventuelt avskrive.
  • Venteliste: svare på spørsmål fra foresatte angående ventelistene.
  • Følge med på hvor lang ventelistene på hvert parti er.
  • Følge med at medlemsavgiften er betalt.
  • Følge opp om deltagerne på kursene har betalt innen fristen. Kontakte dem hvis ikke.
  • Godskrive kursavgiften for styrets medlemmer og deres barn (kan også gjøres av kasserer).

Leder

  • Lese og besvare e-poster angående foreningens administrasjon
  • Søke om midler til foreningen og følge opp disse
  • Besvare telefoner fra medlemmer og potensielle medlemmer
  • Innhente politattester (lagres i medlemsregisterets dokumentarkiv)
  • Lage kontrakter til trenere (lagres i medlemsregisterets dokumentarkiv)
  • Samarbeide med nestleder om inn og utmelding i Mysoft
  • Delta en gang i året på ISU (Idrettens samarbeidsutvalg) for å sikre full økonomisk støtte til foreningen
  • Delta på salg av kake/kaffe på jule og sommeravslutninger
  • Ansvar for gjennomføring av styremøter, ca fire møter pr år
  • Anvarlif for å forberedelser til årsmøtet (sammen med kasserer og sekretær).
  • Sjekke postboks på Manglerud senter når kasserer er bortreist
  • Informere foreldre om foreningen ved starten på høstsemesteret

Barnas representant

Hovedformål med vervet er å være bindeleddet mellom foresatte og styret.

I praksis vil det si:

  • Barneidrettsansvarlig: https://www.idrettsforbundet.no/idrettskretser/vest-agder-idrettskrets/barn/barneidrettsansvarlig/
  • Påse at idrettens barnerettigheter er i varetatt:  https://www.idrettsforbundet.no/contentassets/7d1ccf72f5a047dfac1b2124adaddf42/117_15_barneidrettsbestemmelsene_lr.pdf
  • Bestille og selge forenings t-skjorter og turndrakt.
  • Formidle ønske fra foresatte til styret og trenings koordinator
  • Fylle på førstehjelpsvesken
  • Kjøpe hårstrikker etc som deles ut til barna som ikke har med selv. pga sikkerhet.
  • Passe på at alt går bra for seg på treningene. Sitte vakt i salen dersom ikke en av foreldretrenerne kan være til stede (per i dag Daniel, Martine eller meg) i tilfelle det skjer en ulykke.

Sekretær

Sekretæren deltar i styrets felles arbeid og tar på seg forefallende oppgaver ved f.eks. avslutningene, i arbeidsgrupper, i forbindelse med eksterne møter og konferanser, etc.

Styremøter:
Etter at leder har avtalt styremøte ber sekretæren om innspill til saker fra de andre i styret. Og bidrar selv med saker. Utfra disse lager sekretæren innkallingen med forslag til saksliste og forbereder sakene.

I etterkant av styremøte skriver sekretæren referatet og følger i samarbeid med leder opp vedtakene.

Mellom styremøtene følger sekretæren med på hjemmesiden, Facebook, mailen og henter posten i postboksen og prøver holde seg oppdatert på hva som skjer i hallen og administrasjonen.

Mellom styremøtene fungerer leder, nestleder og sekretær som et AU med ansvar for løpende administrasjon.

Årsmøter:
I forbindelse med årsmøtene har sekretær i samarbeid med leder ansvar for forberedelsene og organisering av årsmøtet.

Holde seg oppdatert på hva foreningens vedtekter sier om gjennomføring av årsmøter.

Oppgaver blir her orientering til valgkomiteen om hvilke som er på valg, forberedelse av årsmøtedokumenter, utkast til årsmelding for leder, avtale revisjonen med kasserer og revisor og følge opp regnskap og revisjonsberetningen, følge opp kasserers forslag til budsjettet, og selvfølgelig fungere som referent på møtet. Og oppfølging av møtet.

Videresende dokumentene til nettansvarlig for arkivering i foreningens elektroniske arkiv.

Kompetansekrav: Gjerne erfaring fra lignende oppgaver i yrkeslivet eller i andre organisasjoner og interesse for disse oppgavene og bra språklig formuleringsevne

Nettansvarlig

Hovedoppgaven for nettansvarlig har vært å oppdatere og vedlikeholde informasjon på gymnastikkforeningens hjemmeside (www.hoyenhallgymnastikkforening.no <http://www.hoyenhallgymnastikkforening.no> ). Hjemmesiden er laget i WordPress, som er et mye brukt program for websider og blogger. Jeg hadde ikke brukt dette tidligere, men hadde noe erfaring med bruk av andre webredigerings-programmer. Enkle oppdateringer av hjemmesiden krever ikke mye kunnskap, men det er en stor fordel hvis nettansvarlig kan Wordpress fra før, siden det er nødvendig for å kunne videreutvikle hjemmesiden. Jeg har måttet be tidligere nettansvarlig om hjelp ved flere anledninger når det er noe mer avansert som skal gjøres. Generelt bør nettansvarlig være PC-kyndig.

I tillegg legger nettansvarlig ut nyheter på Facebook-siden til foreningen. Her er det imidlertid flere som legger ut informasjon (blant annet treningskoordinator).

Andre oppgaver jeg har vært involvert i:

  • Lage annonse på Finn og andre medier for å søke etter ny trener
  • Lage invitasjon til sommer og -juleavslutning

Man må også regne med å ta del i andre styreoppgaver som:

  • Selge t-skjorter
  • Selge kaker på juleavslutning
  • Intervjue kandidater til trenerjobber

Den totale arbeidsbelastningen ved å ha vervet kan ikke sies å være stor.

Nestleder

Hovedformålet med vervet er å støtte og avlaste styreleder.

I praksis vil det si:

  • lese e-post til foreningen og følge med på søknader, møter, treningskurs og post fra medlemmer.
  • hjelpe til med søknader om støtte

I praksis har jeg som nestleder tatt på meg ansvaret som medlemsansvarlig og treningskoordinator og delvis barnas representant.

Dette er ikke en heldig kombinasjon i lengden av flere årsaker. Se hvorfor lengre ned på siden.

Oppgaver som må løses i styret men som ikke er knyttet til et verv:

Treningskoordinator

Hovedformålet er å være ansvarlig for at foreningens kurs har trenere og forsvarlig innhold. I praksis vil det si:

  • Opprette kurs i medlemsregisteret før hvert semester (tidligere Mysoft, nå Weborg).
  • Lage regler for hvem som kan delta på de ulike kursene og formidle dem.
  • Ansette trenere
  • Påse at det er nok trenere per kurs hver uke. Hente inn vikarer om det trengs.
  • Følge opp trenere og deres arbeidsinnsats.
  • Skaffe trenerlisens til trenere (tidligere Mysoft nå Sportsadmin)
  • Påse at treningsopplegget i hver time er hensiktsmessig. Det kan bety å lage turnplaner eller bestemme innholdet i dem.
  • Arrangere juleavslutning og sommeravslutning. Gjennomføringen treningen, medaljer, faner etc
  • Arrangere kretsturnstevnet. Påmelding, ekstra treninger, lage opplegget for dagen, informasjon,
  • Sende ut info til foresatte og medlemmer om ting som angår treningen. Hvis en trening er avlyst, info om partiet, sikkerhetsregler etc.
  • Samarbeide med barnas representant om foreldremøter og kursinnhold etc
  • Svare på spørsmål angående treningen på Spond, Facebook og e-post. Lese medlem@h..
  • Hente ut oppdaterte medlemslister fra medlemsregisteret hver uke for å ha oppdaterte medlemslister og på hver trening.
  • Dele deltagerne inn i grupper og lage lapper som medtrenere fyller ut på hver trening.
  • Lage grupper i Spond eller tilsvarende program for å kommunisere med medlemmer/foresatte og registrere fravær. Fravær registreres skal nå registreres av foresatte før trening og av hovedtrener på trening. Det er alltid noen foresatte som ikke gir beskjed om deltageren ikke kommer. 

Det har vært praktisk å både være medlemsansvarlig og treningskoordinator, men det er i praksis for mye jobb for en person. Spesielt siden vi nå har så mange medlemmer og de meldes inn og ut gjennom hele semesteret.


Trening for barn og voksne